Ketika sebuah perusahaan akan mengadakan event, salah satu hal pertama yang biasanya dibuat adalah rundown. Jam registrasi, opening, sambutan, games, makan siang, entertainment, hingga closing semuanya disusun secara detail.
Namun, apakah rundown yang rapi sudah cukup untuk membuat sebuah event berhasil?
Jawabannya: belum tentu.
Sebuah event perusahaan membutuhkan lebih dari sekadar susunan acara. Di balik event yang menarik dan berkesan, terdapat sebuah konsep yang menjadi dasar dari seluruh pengalaman peserta.
Rundown Mengatur Acara, Konsep Memberikan Arah
Rundown berfungsi untuk mengatur bagaimana acara berjalan dari awal hingga akhir. Sementara itu, konsep menentukan acara tersebut ingin memberikan pengalaman seperti apa kepada peserta. Contohnya, perusahaan ingin mengadakan employee gathering dengan tujuan meningkatkan teamwork.
Jika hanya berfokus pada rundown, acara mungkin akan diisi dengan games, makan bersama, dan entertainment. Namun jika dimulai dari konsep yang kuat, seluruh aktivitas dapat dirancang untuk mendukung tujuan tersebut.
Games bukan sekadar games, tetapi dirancang untuk melatih komunikasi dan kerja sama. Pembagian kelompok dapat dibuat agar peserta berinteraksi dengan rekan dari divisi berbeda. Bahkan entertainment dan dekorasi dapat disesuaikan dengan tema besar acara. Dengan begitu, setiap bagian dari event memiliki alasan dan tujuan.
Mengapa Konsep Penting dalam Corporate Event?
Konsep yang kuat membantu perusahaan menciptakan event yang lebih terarah dan memiliki identitas. Berikut beberapa alasan mengapa konsep menjadi bagian penting dalam perencanaan event perusahaan.
1. Membuat Event Lebih Relevan
Tidak semua konsep cocok untuk semua perusahaan. Event untuk perusahaan dengan karakteristik karyawan yang muda tentu dapat menggunakan pendekatan yang berbeda dengan event yang dihadiri oleh executive, client, atau business partner.
Dengan memahami audience sejak awal, konsep dapat dibuat lebih relevan dengan mereka.
2. Membantu Menentukan Aktivitas
Ketika konsep sudah ditentukan, pemilihan aktivitas menjadi lebih mudah. Misalnya, sebuah perusahaan ingin membangun semangat kolaborasi. Aktivitas yang dipilih dapat berupa team challenge, problem solving games, atau collaborative project.
Sebaliknya, jika objective-nya adalah memberikan apresiasi, konsep dapat lebih diarahkan pada experience yang nyaman, eksklusif, dan memorable.
Jadi, aktivitas tidak dipilih hanya karena sedang tren, tetapi karena memiliki hubungan dengan tujuan event.
3. Membentuk Pengalaman yang Konsisten
Konsep juga membantu menyatukan berbagai elemen dalam event. Mulai dari invitation, venue, dekorasi, stage design, entertainment, games, hingga merchandise dapat memiliki visual dan pesan yang konsisten. Hal ini membuat event terasa lebih profesional dan memorable.
4. Membuat Peserta Lebih Terlibat
Event yang hanya berisi sambutan dan presentasi berpotensi membuat peserta menjadi pasif. Konsep yang dirancang berdasarkan participant experience dapat membuat peserta lebih banyak berinteraksi dan terlibat dalam acara.Semakin banyak peserta merasa menjadi bagian dari event, semakin besar kemungkinan mereka mengingat pengalaman tersebut.
Konsep Tidak Harus Selalu Rumit
Memiliki konsep yang kuat bukan berarti event harus menggunakan tema yang rumit atau memiliki produksi yang sangat besar. Justru konsep yang baik adalah konsep yang sederhana, relevan, dan mampu menyampaikan pesan utama acara. Sebuah corporate gathering dengan konsep sederhana dapat terasa jauh lebih menarik jika setiap aktivitasnya memiliki hubungan dengan tujuan acara.
Sebaliknya, konsep yang terlalu kompleks tanpa tujuan yang jelas justru dapat membuat event terasa ramai tetapi tidak memiliki makna.
Bagaimana Menentukan Konsep Event yang Tepat?
Sebelum menentukan tema atau dekorasi, coba jawab beberapa pertanyaan berikut:
- Apa tujuan utama event?
- Apakah untuk meningkatkan engagement, memberikan apresiasi, mempererat hubungan, membangun networking, atau memperkenalkan sesuatu kepada audience?
- Siapa yang akan hadir?
- Kenali karakter peserta agar konsep dan aktivitas yang dibuat sesuai dengan kebutuhan mereka.
- Pengalaman seperti apa yang ingin diberikan?
- Apakah ingin menciptakan suasana yang fun, intimate, energetic, professional, exclusive, atau inspiring?
- Apa pesan yang ingin dibawa pulang oleh peserta?
Event yang baik meninggalkan sesuatu setelah acara selesai bisa berupa pengalaman, insight, hubungan baru, atau persepsi positif terhadap perusahaan.Dari jawaban tersebut, barulah konsep dapat dikembangkan menjadi rangkaian experience yang utuh.
Event yang Baik Bukan Hanya yang Berjalan Lancar
Tentunya, kelancaran teknis tetap menjadi hal yang sangat penting dalam sebuah event. Rundown harus berjalan sesuai waktu. Vendor harus terkoordinasi. Sound system dan lighting harus siap. Registrasi harus berjalan dengan baik.
Namun keberhasilan event tidak berhenti di sana.Event yang benar-benar berhasil adalah event yang mampu mencapai objective sekaligus memberikan pengalaman yang berkesan kepada peserta. Karena peserta mungkin tidak akan mengingat setiap sesi dalam rundown. Tetapi mereka akan mengingat bagaimana mereka merasa selama berada di dalam acara tersebut.
